重要但不紧急的任务：它们是新的机遇。它们的优先级不是最高的，但应该在你的时间表中占重要位置。

　　紧急但不重要的任务：它们是日常事务。这些任务现在需要时间，但优先级比紧急且重要的任务要低。

　　既不紧急又不重要的任务：它们是杂乱琐事。你真的需要做这些事情吗?

　　总之，每个管理者应该首先做第一种，其次是第二种，第四种可以不做，对于第三种，不得不做，或分权去做。如果倒过来，就本末倒置了。

　　如何作好时间管理?在有限的时间内，如何更好地利用它，也是有学问的，有效的时间利用法是：

　　集中使用法。就是集中主要的时间用于从事主要的学习任务，例如集中一段时间去调研、进修，集中一段时间去写文章。在一天之中，也要集中最多和最佳的时间去做最重要的事情，而不要把整段时间干杂事。

　　细水长流法。就是把每天零零星星的时间都充分利用起来，长期坚持，就积少成多，可以完成一件大事。例如每天利用上下班乘车的时间听广播或学外语，利用茶余饭后看报纸、杂志或电视，久而久之，就可大见成效。

　　网络计划法。就是把很多要办的事情通过网络计划的并联和串联，使所用时间最少，办事效率最高。例如，一边乘车，一边吃早点，一边听广播，又例如，外出取牛奶，连倒垃圾带发信买菜，同一次串联办了三、四件事，大大节省了时间。

　　排除干扰法。当自己正按计划进行工作时，常常会出现各种意外的干扰，如不速之客登门拜访，一个下级突然闯进办公室诉说自己的苦衷。当自己正专心致志地学习或写文章时，突然电话一个接一个地打来。对于这些干扰，要采取措施排除。例如在门口贴一个纸条，说明请勿打扰，或事先请人代接电话，除非急事，一律以后回话。

　　决不负债法。坚持当日事当日毕，不要拖拉。凡事赶前不赶后，不要负债。因为时间的债务是无法偿还的。

　　先进手段代用法。为了省时间，能发信息的不打电话，能打电话办的事情，就不要走路去办，能发文件的事就不要开会。

　　交叉利用法。长时间进行单一内容的各种或学习，就容易产生疲劳，因此在脑力劳动后，要做些体力劳动来调节，例如先看书或写作，休息时再修剪花卉或清扫房间，一举两得。即便都是脑力劳动，也要适当更换内容，例如学校上课的课表，也不是单课独进，而是几门课交叉进行，这样的效果会更好些。这也是使用时间的卫生学。